Par Xavier Soh
Les e-mails nous permettent de gagner beaucoup de temps. Au lieu d’utiliser le courrier traditionnel, ils permettent d’envoyer des messages instantanés, et à moindre frais.
Cependant, les e-mails ont également certains aspects négatifs. Beaucoup de gens vérifient leurs e-mails plusieurs fois au cours d’une même journée, ce qui limite leur productivité.
Ils en sont tellement dépendants qu’ils passent des heures à lire et à répondre à leurs nouveaux messages. De plus, le simple fait de trier vos e-mails et de supprimer les spams a tendance à vous faire perdre beaucoup de temps.
Voici les techniques qui vous permettront d’optimiser la gestion de vos e-mails :
1- Ne vérifiez pas vos e-mails plus de 2 fois par jour.
Si vous voulez être efficace, ne passez pas trop de temps à lire vos e-mails.
Consultez votre boîte le matin pour régler les messages urgents, et quelques minutes avant la fin de votre journée de travail pour vérifier s’il n’y a pas d’alertes de dernière minute.
2- Mettez en place des Template ou une page de Foire Aux Questions (FAQ).
La même question peut vous être posée en permanence par différentes personnes. Exemple : comment utiliser un certain produit, télécharger une ressource, rejoindre votre programme d’affiliation etc.
Il est évident que de répondre à la même question plusieurs fois va vous faire perdre un temps considérable. Pensez donc à mettre en place des réponses automatiques à certaines questions.
Encore mieux, prenez le temps d’archiver les questions fréquemment posées dans une section FAQ. Vous ne recevrez alors que des e-mails sur des sujets spécifiques.
3- Formulez des réponses brèves.
Écrivez vos e-mails de manière courte mais claire. Ne compliquez, allez droit au but en une seule phrase s’il le faut.
4- Ne répondez pas aux spams. (à part ceux qui se sont retrouvés là par hasard)
Utilisez votre téléphone.
Au lieu de passer plusieurs minutes à répondre à des e-mails, prenez votre téléphone. Vous aurez une réponse rapide et détaillée.
5- Bloquez les spams.
Les e-mails non désirés deviennent de plus en plus fréquents. Pour en recevoir moins, évitez d’afficher votre adresse e-mail partout et conservez une adresse personnelle que seul un petit nombre de contacts connaissent.
D’autres techniques consistent à créer une adresse plus compliquée (alaindubois2754321@yahoo.com au lieu de alaindubois@yahoo.com) et d’afficher votre adresse avec “AT” et non “@” (alain_duboisATyahoo.com au lieu de alain_jones@yahoo.com)
Google est le grand spécialiste de l’analyse de texte. En vous ouvrant un compte sur gmail, vous éviterez les spams.
6- Faites parvenir vos e-mails.
Parfois, vos e-mails peuvent être considérés comme du spam. Avant d’écrire un e-mail, faites attention à votre utilisation des mots. Évitez les mots comme : gratuit, argent, sexe, incroyable, offre limitée, nu, opportunité, dette, prêts, loterie, urgent, qui sont en général filtré par des logiciels anti-spam.
En respectant ces quelques règles utiles, vous gagnerez énormément du temps que vous pourrez ensuit rentabiliser ailleurs
Amicalement,
Xavier
Pour maitriser toute les techniques permettant de gagner du temps afin d’être plus productif, rendez vous sur mon blog ici
Source : Contenu Gratuit / Travail à Domicile
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